受付係の役割 その2

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・会場の下見をしておく
できることなら事前に、それがムリなら、当日の開宴より一時間ほど早めに到着し、会場とその付近の設備を下見しておく。

クロークルーム、控え室、化粧室、公衆電話などの位置を確かめておき、来賓に聞かれたとき、すぐに答えられるようにすること。

また、非常口、避難経路も確認し、万一の事故に備えておくことも必要といえる。

・受付をするうえでの注意
下見がすんだら、受付のテーブルに芳名帳、筆記用具、来賓に渡す席次表などを用意して、来賓の到着を待つ。

芳名帳や筆記用具は、当事者側が用意する場合でも、忙しさにまぎれて失念することも考えられるので、そうした場合に備えて、受付係として一応持参するだけの気配りをしたいものである。

来賓が到着しはじめたら、にこやかに応対し、芳名帳の署名と席次表の名前を照合して、到着状況をチェックしていく。

来賓には「本日はご出席ありがとうございます」「おそれいりますが、ご署名をお願いします」と、丁重な言葉づかいを心がける。

受付は来賓の応対をし、祝儀や祝いの品を受け取る場所でもあるので、礼儀として、また盗難など万一の間違いのないように、席を離れてはならない。

やむを得ず離席する場合でも、最低一人は受付に残るようにすること。

開宴後に到着した来賓は、席まで静かに案内し、予定の来賓がそろったら、目立たぬように宴席に着く。

祝儀や祝いの品の受け渡しは事前の打ち合わせどおりに。

受付係が管理する場合は、リストを作り、手元に置いて目を離さぬように注意すること。

その際、適当なバッグを用意しておくとよい。

当事者に渡す際には、リストと照合して手渡せば、間違いが起こりにくい。

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